carbon_twelve/タスク管理

運用して気づいたことは随時追記します。気になることがあれば質問してください。

III型

概要

GTDとEVMを段階的に組み合わせたもの。

基本思想

タスクに関することは頭から追い出す。

既存手法（II型）の問題点

タスクのスケジュールが把握しにくい。

• あとどれぐらい作業しなければならないのか分かりにくい
• 今何をすればよいのか分かりにくい。
• どれぐらい自由に遊べる時間があるのか分かりにくい
• 今抱えているタスクを全て期限通りに片付けるのが可能かどうか分からない
• 大きなタスクをどれぐらいのペースで進めたらよいのか分かりにくい
  • 「そのうち」に分類されるタスクが全く進まない
• 並行タスク間の調整がしにくい

解決法

普通のタスク管理ツールではスケジューリングを行うのが難しいため、プロジェクト・マネジメントの手法とツールを導入する。

ツール

• Googleカレンダー
• Remember the Milk
• Microsoft Project

方法

タスク分析

1. GTDに沿ってタスクを分類する
   1. 気になっていることを全て書き出す
   2. 「そのうち」「次のアクション」「プロジェクト」に分類する
2. 分解を必要とする長時間のタスクは一旦MS Projectに移す
   1. タスクを分解してWBSを作成し、見積もり作業時間を記入する
   2. 長大タスクはスケジューリングまで行う
      • 進捗管理でEVMを使うため
3. タスクをRemember the Milkに登録する
   1. 分解しなかったタスクは見積もり時間を記入して登録する
   2. 分解したタスクは、
      1. ルートは「プロジェクト」リストに登録する
      2. リーフは「次のアクション」リストに登録する
      3. ノードはほっとく

分解を必要とするような長時間のタスクをMS Projectに移すのは、見積もり作業時間・実作業時間・残作業時間・タスクスケジューリングなどを管理したいため。Remember the Milkでは力不足。

「そのうち」に分類されるタスクでも、スケジューリングを行えば手を回す時間が確保できる。

タスク進行

基本的にポモドーロ・テクニックを用いる

1. 一日の始めに

   1. スケジューリング済みのタスクをToDoシートに記入する

   2. 「次のアクション」リストからタスクを拾ってToDoシートに記入する

   3. Googleカレンダーの「作業予定」カレンダーに作業予定を書き込む
2. ポモドーロ・テクニックに沿って作業する
3. 一日の終わりに
   1. 進捗状況を更新する
   2. Googleカレンダーの「作業記録」カレンダーに作業記録を書き込む

進捗管理

• 簡単なタスクは完了・未完了の2値で管理する
• 大きなタスクは実作業時間と進捗を記入して管理する
• 長大タスクではEVMを用いる

課題

• 全てのタスクの完全なスケジューリングができない
  • つまり以下の問題点が解決できていない
    • どれぐらい自由に遊べる時間があるのか分かりにくい
    • 今抱えているタスクを全て期限通りに片付けるのが可能かどうか分からない
• Remember the MilkとMS Projectの連携が面倒くさい
• スケジューリングされていないタスクの進め方に関して指針がない

タスクの完全なスケジューリングができないのは、手抜きできるタスクの作業時間を調節するのが難しかったり、毎日の予定によって作業可能時間が変わったりするため。

スケジューリングされていないタスクに関しては、今のところは気分が向いたタスクをToDoリストに入れているだけ。優先度順に拾うべきだろうか？

全体としてMS ProjectとRemember the Milkの連携が悪い。Remember the Milkを使うのは携帯端末からタスクを管理するためなので、携帯端末から扱えるプロジェクト管理ツールがあれば解決する。

II型

そのうち書きます

I型

そのうち書きます

Category読み物